Cómo hacer más en menos tiempo
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Dormir mucho -9,25 horas por noche- me hace más productivo. Cuando no duermo lo suficiente, tardo cuatro horas en responder a 400 correos electrónicos (mi media diaria de respuestas). Cuando duermo más de 9 horas, puedo terminar mi correo electrónico en 2,5 horas.
Mucha gente empieza un proyecto, lo interrumpe y trata de volver a él más tarde. Eso es una gran pérdida de tiempo. Tu cerebro tarda varios minutos en volver a retomar el ritmo de lo que empezaste a trabajar. Además, ¿qué pasa si nunca lo terminas?
Las ganancias a corto plazo, como terminar una tarea de 20 minutos, ayudan a producir ganancias a largo plazo. Terminar una tarea te da una inyección de dopamina, la sustancia química del cuerpo que te hace sentir bien. Esa pequeña ganancia hace que quieras hacerlo de nuevo, y de nuevo, y de nuevo.
Como siempre estoy viajando, me alojo mucho en hoteles. No utilizo los centros de negocios ni los salones de los hoteles, así que trabajo desde mi habitación. A veces, mi habitación puede no tener un escritorio (o sillas muy incómodas), así que trabajo desde mi cama.
¿Y todo lo demás en la vida? Otras personas son buenas para hacer esas cosas, así que les pago para que lo hagan. Tengo equipos de personas superdedicadas, trabajadoras e inteligentes que se apresuran a hacer las cosas.
Cómo conseguir más logros
La palabra “rutina” puede traer a la mente palabras como mundano u ordinario. Durante los trastornos de la pandemia en la vida cotidiana, las rutinas pueden parecer aburridas y restrictivas. Sin embargo, como terapeuta ocupacional e investigadora del impacto de la actividad y la participación en la salud mental, sé que las rutinas pueden ser herramientas poderosas. Pueden apoyar la función cognitiva, impulsar la salud y proporcionar actividades significativas y oportunidades sociales.
Al principio de la pandemia, los investigadores señalaron el valor de las rutinas diarias para afrontar el cambio. Como el segundo aniversario de la pandemia coincide con la relajación de las medidas de salud pública en todo el país, reflexionar sobre las rutinas y su valor es útil cuando se avanza hacia una “nueva normalidad”.
En primer lugar, tener una rutina diaria y unos hábitos regulares favorece la función cognitiva y puede incluso liberar a las personas para que sean más creativas. La investigación ha descubierto que tener procesos de trabajo regulares permite a los trabajadores gastar menos energía cognitiva en tareas recurrentes, lo que puede favorecer la concentración y la creatividad para tareas más complejas.
Hacer las cosas
1. Confía en los pequeños incrementos. No puedes esperar cambiar años de hábitos de trabajo de la noche a la mañana. Los pequeños cambios en la forma de trabajar pueden suponer gradualmente grandes cambios en la productividad. Prueba un consejo para empezar, y sigue añadiendo más a medida que encuentres las estrategias que mejor te funcionan.
2. Rinde cuentas. Tanto si se trata de un control semanal con un compañero de trabajo como de establecer sus propios plazos y anunciárselos a los demás, tener que responder ante otra persona puede obligarle a hacer el trabajo.
Todos tenemos un ancho de banda cognitivo limitado, es decir, el número de pensamientos y recuerdos que podemos retener en nuestra mente en un momento dado. Tu cerebro puede engañarse a sí mismo pensando que tiene más capacidad de la que realmente tiene, pero en realidad está trabajando extra para manejar múltiples pensamientos a la vez cuando estás cambiando de una tarea a otra. Tu capacidad para hacer cosas depende de lo bien que puedas concentrarte en una tarea a la vez, ya sea durante cinco minutos o una hora.
“La multitarea no es humanamente posible”, afirma Earl K. Miller, profesor de neurociencia del Instituto Picower de Aprendizaje y Memoria del Instituto Tecnológico de Massachusetts.Más errores y menos creatividadCuando se realiza una multitarea, se tiende a cometer más errores. Cuando se alterna entre tareas, las redes neuronales del cerebro deben retroceder para averiguar dónde lo dejaron y reconfigurarse, explica el Dr. Miller. Esta actividad adicional hace que se ralentice el ritmo de trabajo y que los errores sean más probables.
Lista de tareas del día
Esto me ocurría siempre. Escribía una lista de tareas organizada e inteligente por la mañana, y al final del día había realizado un millón de cosas, ninguna de las cuales estaba realmente en mi lista.
En lugar de frustrarte contigo mismo o de intentar simplemente “centrarte más”, tienes que revisar todo tu sistema arreglando la forma en que diriges tus días. Entonces no es una cuestión de fuerza de voluntad o de qué fuerzas externas se interpongan en tu camino: cuando tienes las herramientas y estrategias adecuadas, no puedes perder.
Una vez que veas dónde se pierde tu tiempo, pon en marcha sistemas para recuperar ese tiempo. Puedes instalar un software para bloquear los sitios de redes sociales; puedes tomar la decisión de desconectar tu correo electrónico, excepto dos o tres veces al día para responder a los mensajes.
Todo el mundo pierde el tiempo de diferentes maneras, pero una vez que veas exactamente cómo lo estás haciendo, puedes empezar a solucionarlo. Esto cambiará el juego una vez que dejes de perder el tiempo; no creerás cuánto más vas a hacer.
Se pierde mucho tiempo con el correo electrónico. Diferentes estudios han encontrado diferentes resultados, pero se ha informado de que los trabajadores de cuello blanco pasan hasta 17 horas por semana en el correo electrónico. Si lo desglosas en una semana de 5 días, son más de 3 horas al día.